Para una pyme en México, digitalizar la operación puede tener implicaciones que van más allá de emitir facturas rápidamente o reducir tareas administrativas. Mantener ordenados los ingresos, gastos, cuentas por cobrar y flujo de efectivo permite conocer con mayor precisión la salud financiera del negocio y construir parte de la información que será necesaria cuando llegue el momento de solicitar financiamiento.
El desafío es que una proporción importante de las pequeñas empresas todavía depende de procesos manuales. El estudio Pulso Pymes LATAM 2026, elaborado por Alegra, señala que 55.5% de las pymes mexicanas consultadas mantiene un nivel de automatización nulo o muy bajo, mientras que 55.6% resuelve principalmente sus tareas administrativas mediante Excel u hojas de cálculo.
La discusión cobra relevancia ante los esquemas de crédito para mipymes impulsados por Nacional Financiera (Nafin) dentro de Plan México, donde mantener actualizada la información legal y financiera del negocio forma parte de los requisitos señalados para acceder al financiamiento.
¿Por qué digitalizar una pyme puede ayudar a conseguir financiamiento?
Solicitar un crédito empresarial requiere más que conocer cuánto dinero necesita el negocio.
Antes de evaluar el monto, la tasa de interés o las garantías, la propia empresa necesita tener claridad sobre su capacidad financiera para asumir la obligación.
Esto implica responder preguntas básicas: ¿cuánto vende realmente?, ¿cuánto dinero ha cobrado?, ¿qué clientes mantienen facturas pendientes?, ¿cuáles son sus gastos recurrentes?, ¿qué efectivo tiene disponible? y ¿qué capacidad posee para cubrir una nueva mensualidad?
Para Jakub Roubal, CRO de Alegra, ordenar esta información no debería comenzar cuando la empresa ya decidió buscar recursos.
“Una pyme no debería comenzar a ordenar sus números el día que decide solicitar un crédito. La información sobre ventas, gastos, facturas emitidas, cuentas por cobrar y flujo de efectivo debe formar parte de la operación cotidiana”, explicó.
El directivo sostiene que la digitalización empresarial permite trabajar con mayor velocidad, pero también comprender mejor el comportamiento financiero del negocio y llegar con mayor preparación a decisiones relacionadas con su crecimiento.
Más de la mitad de las pymes mantiene una automatización baja
La situación descrita por Alegra muestra que todavía existe una brecha considerable en la automatización de los pequeños negocios mexicanos.
Según Pulso Pymes LATAM 2026, el 55.5% de las pymes mexicanas consultadas presenta una automatización nula o muy baja.
Otro 55.6% utiliza principalmente Excel u hojas de cálculo para atender sus actividades administrativas.
Utilizar una hoja de cálculo no implica por sí mismo que una empresa tenga una administración deficiente. El planteamiento de Alegra se concentra en las limitaciones que puede generar una elevada dependencia de procesos manuales para obtener información actualizada y dar seguimiento a diferentes áreas de la operación.
La consecuencia puede ser particularmente relevante cuando la empresa necesita conocer rápidamente su posición financiera.
Cuentas por cobrar consumen tiempo a las pequeñas empresas
Uno de los ejemplos aparece en la gestión de cobranza.
El 27.8% de las pymes mexicanas consultadas identifica el cobro y seguimiento de pagos como el proceso en el que pierde más tiempo debido a la falta de automatización.
El problema tiene una implicación financiera directa.
Una venta registrada no necesariamente significa dinero disponible. Cuando una compañía vende a crédito necesita conocer qué facturas ya fueron pagadas, cuáles están próximas a vencer y cuánto dinero continúa pendiente de cobro.
Sin esa visibilidad, puede resultar más complicado calcular el efectivo disponible para cubrir nómina, proveedores, impuestos, inventarios o nuevas inversiones.
Información financiera también ayuda a conocer la capacidad de pago
La relación entre digitalización y financiamiento no significa que automatizar la administración garantice la aprobación de un crédito.
Las instituciones financieras establecen sus propios requisitos y procesos de evaluación.
La ventaja planteada por Alegra consiste en que una empresa con información organizada puede tener una visión más precisa de su situación antes de iniciar una solicitud.
“La conversación sobre financiamiento suele enfocarse en el monto, la tasa o la garantía. Pero antes de esa conversación existe otra: saber cuánto se vende, cuánto se cobra, qué gastos se tienen y cuál es la capacidad real de pago”, explicó Roubal.
“Sin información actualizada, la empresa toma decisiones a ciegas”, añadió.
El punto es especialmente relevante para evitar que el financiamiento se convierta en un problema de liquidez.
Conocer el flujo de efectivo de una pyme permite evaluar con mayor precisión si el negocio genera recursos suficientes para incorporar el pago de una deuda a sus compromisos existentes.
Nafin pide información financiera actualizada
El contexto adquiere mayor relevancia con los programas de financiamiento dirigidos a micro, pequeñas y medianas empresas.
De acuerdo con la información proporcionada, Nacional Financiera (Nafin) impulsa esquemas de crédito para mipymes dentro de Plan México.
Entre los requisitos señalados por la institución se encuentran mantener un historial crediticio adecuado y contar con información legal y financiera actualizada.
Esto no significa que digitalizar automáticamente otorgue acceso a los programas de Nafin. La relación está en la preparación previa: una administración organizada puede facilitar que el empresario disponga de la información necesaria al momento de analizar alternativas y comenzar un proceso de solicitud.
Pymes quieren acelerar la automatización
Las propias empresas parecen identificar oportunidades para aumentar la utilización de tecnología.
El estudio de Alegra encontró que 38.9% de las pymes mexicanas consultadas espera que la tecnología contribuya a mejorar la productividad de sus equipos.
Además, 77.7% considera muy o bastante prioritario automatizar sus procesos administrativos o contables durante los próximos 12 meses.
La cifra muestra que, aunque más de la mitad de los negocios consultados presenta niveles de automatización nulos o muy bajos, existe intención de modificar esta situación.
Para una pyme, el retorno de estas inversiones puede analizarse desde distintas perspectivas: reducción de tareas manuales, mayor seguimiento de la cobranza, disponibilidad de información y capacidad para tomar decisiones con datos más recientes.
¿Qué debe ordenar una pyme antes de solicitar un crédito?
Alegra identifica cuatro acciones que los pequeños negocios pueden implementar para construir una mejor base de información antes de buscar financiamiento:
- Registrar ventas, gastos y movimientos de caja de manera constante.
- Emitir y organizar las facturas mediante una plataforma centralizada.
- Dar seguimiento a las cuentas por cobrar y establecer alertas sobre vencimientos.
- Revisar periódicamente reportes de ingresos, gastos, cartera y flujo de efectivo.
Estas prácticas también permiten detectar problemas independientemente de que la compañía tenga contemplado solicitar un préstamo.
Por ejemplo, un aumento de ventas acompañado de un deterioro en la cobranza puede generar presión sobre la liquidez. De igual manera, conocer los gastos permite identificar cuánto dinero queda disponible después de cubrir las obligaciones de la operación.
Digitalización no garantiza crédito, pero mejora la preparación financiera
La tecnología administrativa no sustituye los requisitos de una institución financiera ni convierte automáticamente a una empresa en sujeto de crédito.
Su aportación se encuentra en una etapa anterior: construir información financiera ordenada para conocer mejor el negocio.
“Las empresas no necesitan esperar a ser grandes para operar con información clara. La tecnología permite que un negocio pequeño tenga visibilidad de sus números y use esos datos para tomar mejores decisiones”, afirmó Roubal.
Según el directivo, esa disciplina puede convertirse en un diferenciador cuando llegue el momento de crecer, realizar una inversión o buscar financiamiento.
Para las pymes, esta perspectiva cambia parcialmente el cálculo sobre el retorno de digitalizar procesos administrativos. El beneficio no solamente puede encontrarse en las horas ahorradas al emitir una factura o actualizar un registro, sino en disponer de información para determinar cuánto puede invertir la empresa, cuánto puede endeudarse y qué capacidad tiene realmente para pagar.
En ese sentido, ordenar las finanzas antes de necesitar dinero puede convertirse en uno de los primeros pasos para que una pyme llegue mejor preparada a una futura conversación sobre crédito.
